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Prendre en charge une réparation

Créer une fiche de dépôt, faire signer le client, suivre les statuts, prévenir par SMS et rendre l’appareil.

1. Ouvrir l’assistant de dépôt

   Touchez Nouvelle fiche. L’assistant Nouvelle fiche SAV s’ouvre en plein écran, en cinq étapes : Appareil, Modèle, Pannes & état, Client et Devis. Une barre de progression indique où vous en êtes.

   Choisissez le type d’appareil (Smartphone, Tablette, Montre, Ordi portable, Ordi fixe, Console ou Autre), puis appuyez sur Suivant.

   Le lien Mode classique, en haut à droite, ouvre à la place un formulaire détaillé sur une seule page.

2. Décrire l’appareil

   Touchez la Marque, puis saisissez le Modèle. Les deux sont obligatoires. Pour une marque absente de la liste, touchez Autre et tapez son nom.

   L’IMEI est facultatif ; le client l’obtient en tapant *#06# sur l’appareil. Dès 14 chiffres saisis, RegisterPro cherche sa provenance : si le téléphone a été enregistré chez vous, l’écran affiche son fournisseur, sa date d’achat et sa garantie restante. Sinon, il indique qu’aucune provenance n’est enregistrée. Ce n’est qu’une information : la prise en charge continue normalement.

   Complétez si besoin la Couleur, la Capacité et le Code PIN.

3. Noter les pannes, l’état et les accessoires

   Cochez une ou plusieurs Interventions (Écran, Batterie, Connecteur de charge, Désoxydation…). Il en faut au moins une, ou une Note libre qui décrit la panne.

   Dans État à la réception, signalez ce que vous constatez : Écran fissuré, Coque abîmée, Boutons HS, Caméra abîmée. Dans Accessoires rendus, cochez ce que le client vous laisse avec l’appareil.

4. Rattacher le client et poser le devis

   Dans Client existant, tapez au moins deux lettres d’un nom ou d’un téléphone, puis choisissez le client proposé. Pour un nouveau client, remplissez Prénom, Nom et Téléphone, tous trois obligatoires.

   À la dernière étape, indiquez le Devis estimé (€), l’Acompte à encaisser (€) et la date Prêt le…. Les raccourcis +24 h, +48 h, +3 j et +1 sem la remplissent en un geste. Les Notes internes ne sont visibles qu’en boutique.

   Touchez Créer la fiche SAV. La fiche est créée au statut Reçu, et un SMS de prise en charge part au client. Avec un acompte, la caisse s’ouvre aussitôt sur son versement : choisissez le moyen de paiement et validez.

5. Faire signer le bon de dépôt

   En tête de la fiche, le bloc Bon de dépôt & suivi client présente un cadre de signature. Le client y signe du doigt ou à la souris : il accepte le dépôt et les conditions. Touchez Valider la signature, ou Effacer pour recommencer.

   Une fois enregistrée, la signature s’affiche à la place du cadre. Refaire signer permet de la reprendre.

   Le bouton Imprimer la fiche, en haut de l’écran, imprime la fiche réparation avec la panne, l’état, le devis et une zone de signature.

6. Faire avancer le statut

   Dans le bloc Statut, touchez Changer le statut. Seuls les statuts possibles depuis l’étape actuelle sont proposés, par exemple En diagnostic, En réparation, Attente pièce ou Réparé. Ajoutez un commentaire si vous le souhaitez, puis touchez Valider. Le bloc Historique garde chaque passage, avec sa date et son commentaire.

   Depuis la liste, chaque carte propose aussi des boutons rapides adaptés à l’étape : En réparation, Attente pièce, Réparé, Rendu. Le badge de statut, en haut de la carte, ouvre le menu Changer le statut complet.

   Le passage à Réparé ou à Non réparable envoie un SMS automatique au client. Depuis une carte de la liste, l’écran vous le demande d’abord : Oui, envoyer ou Annuler.

7. Prévenir le client et partager le suivi en ligne

   Dans le bloc SMS client, touchez Envoyer un SMS. Des modèles préparent le texte en un geste : Dépôt reçu, Devis à valider, Attente pièce, Appareil prêt, Relance, Non réparable, Appareil rendu. Ils reprennent le prénom du client, son appareil, le nom de votre boutique et vos horaires. Relisez, modifiez si besoin, puis touchez Envoyer.

   Sous la signature, le Lien de suivi en ligne du client ouvre une page publique qui montre l’avancement en cinq étapes (Reçu, Diagnostic, Réparation, Réparé, Rendu), la date de dépôt et la date prévue. Touchez Copier pour le coller où vous voulez, ou Envoyer par SMS.

   En haut de la liste, un encadré signale les clients à relancer : leur appareil est au statut Client prévenu depuis trois jours ou plus. Le bouton Relancer leur envoie un SMS de rappel.

8. Chiffrer, encaisser, remettre la garantie

   Le bloc Devis détaillé accepte des lignes : une description, une quantité et un prix unitaire HT. Les totaux HT, TVA et TTC se calculent seuls, et Imprimer le devis produit un devis à faire signer.

   Quand la fiche est au statut Réparé ou Client prévenu, le bouton Encaisser ouvre la caisse avec la réparation et l’acompte déjà déduit. La caisse affiche le Téléphone, la Réparation, le Prix de la réparation, l’acompte versé et le Reste à payer ; vous choisissez le moyen de paiement. La vente passe la fiche à Rendu.

   Une fiche Non réparable s’encaisse sur ses seules lignes de diagnostic : ajoutez une ligne « Diagnostic » au Devis détaillé si vous le facturez.

   Le bloc Pièce du stock rattache la pièce utilisée : elle sort du stock à l’encaissement, et y rentre si la vente est annulée.

   Les points de fidélité se créditent une fois, à la vente, sur ce que le client a payé. Si la vente est annulée, la fiche revient à son statut d’avant et peut s’encaisser de nouveau.

   À partir de Réparé, le bouton Bon de garantie imprime une garantie de 3 mois, pièces et main d’œuvre, à compter de la date de remise.

   Si le client a déjà récupéré son appareil, Archiver (appareil récupéré) clôt la fiche au statut Rendu, sans SMS. Confirmez avec Confirmer.

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