Centre d’aide › Commerce
Le fichier client
Retrouver un client, créer ou corriger sa fiche, et importer votre fichier existant.
L’écran Fichier clients rassemble toutes les personnes que votre boutique connaît : celles de votre fichier client, celles qui ont déposé une réparation et celles qui ont passé une commande. Elles sont regroupées par numéro de téléphone.
Servez-vous en pour retrouver un client avant de l’appeler, pour corriger ses coordonnées hors de toute vente, ou pour reprendre d’un coup le fichier que vous teniez ailleurs.
Rechercher un client
Tapez un nom, un prénom ou un numéro dans le champ Rechercher par nom, prénom ou téléphone…, puis validez avec la touche Entrée.
En haut de l’écran, le nombre de clients trouvés s’affiche sous le titre. Chaque ligne montre le nom, le téléphone et des pastilles : le montant des achats, le nombre de réparations et de commandes, et Rappel à faire quand une note de rappel est arrivée à échéance. Quand la liste est longue, Afficher N de plus en ajoute la suite.
Créer une fiche
Cliquez sur Nouveau client. La Fiche client s’ouvre : choisissez Particulier ou Professionnel.
Pour un professionnel, un bloc Identité facturée (entreprise) demande la Dénomination sociale, le SIRET (14 chiffres) et, si vous l’avez, le N° TVA intra. C’est cette entreprise qui apparaît sur la facture.
Complétez le téléphone, l’e-mail et l’adresse, puis cliquez sur Enregistrer le client. Le nom, ou la société pour un professionnel, est obligatoire.
Corriger une fiche
Ouvrez la fiche (voir l’étape suivante), puis cliquez sur Modifier. La même Fiche client s’ouvre, déjà remplie à partir du téléphone. Corrigez, puis Enregistrer le client.
Le formulaire est celui de la caisse : une fiche corrigée ici est retrouvée telle quelle au comptoir.
Ouvrir la fiche et l’historique d’un client
Cliquez sur une ligne : la fiche s’ouvre dans un volet à droite de la liste, sans quitter l’écran. L’adresse de la page porte alors le numéro du client (paramètre « client »), ce qui permet de la partager. Échap, ou le bouton Fermer le volet, referme la fiche.
Le volet affiche les boutons Appeler et Écrire, puis les blocs Coordonnées, Historique réparations, Historique Commandes et, s’il en a, Lignes souscrites.
Chaque réparation affiche son numéro, son statut, l’appareil et la date de dépôt. Un clic ouvre la fiche de réparation.
Noter un rappel sur la fiche
Dans le bloc Notes et rappels du volet, écrivez dans Écrire une note…. Pour être prévenu, indiquez une date dans Me le rappeler le, puis cliquez sur Ajouter. Une note se supprime avec Supprimer, après confirmation.
Quand la date d’un rappel est atteinte, la ligne du client porte la pastille Rappel à faire et la carte Clients à contacter du tableau de bord le signale. Ces notes sont informatives : aucun message n’est envoyé au client.
Exporter la liste
Le bouton Exporter (CSV), en haut de l’écran, télécharge la liste au format tableur, avec la recherche en cours. Le fichier a pour colonnes Nom, Prénom, Téléphone, Réparations, Commandes, Ventes identifiées et CA identifié (€). Il est limité à 10 000 lignes : l’écran le dit quand la liste les dépasse.
Importer votre fichier client
Ouvrez le bandeau Importer mon fichier client, choisissez un fichier Excel ou CSV (.xlsx, .xls ou .csv), puis cliquez sur Importer.
Les colonnes Nom, Prénom, Téléphone et E-mail sont détectées automatiquement. Une colonne de téléphone est indispensable : sans elle, l’import est refusé.
Le résultat s’affiche aussitôt : nombre de clients importés ou mis à jour, lignes lues, lignes avec un téléphone valide, et colonnes reconnues.
Questions sur cet écran
Pourquoi un client apparaît-il deux fois ?
La liste regroupe les clients par numéro de téléphone. Un même client enregistré avec deux numéros différents donne deux lignes. Corrigez le numéro sur l’une des fiches avec Modifier.
Mon fichier a été refusé. Pourquoi ?
Le message le dit. Le plus souvent, aucune colonne de téléphone n’a été trouvée : renommez-la « Téléphone », « Mobile » ou « Portable ». Un fichier vide ou illisible est aussi refusé.
Où voir l’historique d’achat d’un client ?
La fiche du client liste ses réparations et ses commandes, pas ses achats : sa ligne n’en montre que le montant. Pour retrouver ses ventes, tapez son nom ou son téléphone dans la recherche de l’écran Caisse. Elle traverse tout l’historique, et chaque vente s’ouvre sur son détail et sa facture.
Puis-je créer un client sans faire de vente ?
Oui. Nouveau client enregistre une fiche sans ticket, par exemple pour un professionnel rencontré hors du comptoir.
Pour aller plus loin
Encaisser une vente
Une vente complète, du ticket au règlement, puis le détail, la facture, le retour et l’annulation.
Prendre en charge une réparation
Créer une fiche de dépôt, faire signer le client, suivre les statuts, prévenir par SMS et rendre l’appareil.
Commander un article pour un client
Prendre la commande et son acompte en caisse, prévenir le client à l’arrivée, encaisser l’article avec l’acompte déduit.
Vos données et celles de vos clients
Ce que l’éditeur garde sur votre compte, emporter les données de la boutique, et répondre à la demande d’un client.
Devis, constats et comparateur
Établir un devis, rédiger un constat d’irréparabilité et comparer les économies d’un client.
Une question sur cet écran ? Dans l’application, utilisez Besoin d’aide ?, ou écrivez à contact@registerpro.fr.